Hybrid arbetsmodell för konstinstitutioner: Strategier för framgång

Bild med tillstånd av Unsplash

Är din konstorganisation på väg ur pandemin med ett intresse för en hybriddriftsmodell?

COVID både påtvingat och normaliserat distansarbete. Men nu när vacciner rullar ut och CDC häver restriktionerna, överväger konstinstitutioner hur deras anställda ska återgå till arbetet. 

Flexibiliteten och effektiviteten i distansarbete har fått många ledare att överväga en hybrid arbetsmodell. På Artwork Archive ser vi från första hand hur museer och andra konstinstitutioner anpassar sig till sina nya normala och skapar produktiva och samarbetsvilliga arbetskrafter – på och utanför kontoret. Vi är glada över att dela strategier och verktyg som konstorganisationer använder för att kommunicera, få saker gjorda och samarbeta.

Att börja…

Tänk på fördelarna och nackdelarna med varje typ av arbetsmodell – personligen, fjärransluten och hybrid. 

När det gäller att utveckla och upprätthålla en sund arbetskultur finns det ingen lösning som passar alla. Varje konstorganisation kommer att skilja sig åt i sitt uppdrag och typer av program, såväl som sin personal och budget.

För att starta samtalet om vilken arbetsmodell som kan vara bäst för din organisation, här är några fördelar och nackdelar att tänka på för varje typ av arbete.

Avlägsen

Fördelar: Remote kan hjälpa till med rekrytering och retention eftersom du inte begränsas av geografi. Du kan också hålla dina anställda friska genom att begränsa deras tid på kontoret. Coworking spaces är också en lösning för dig som ändå vill träffas personligen. Lagkamrater kan planera och träffas på/utanför kontoret efter behov.

Nackdelar: Det är en utmaning att skapa en känsla av ägarskap med distansarbete. Vissa anställda upplever ensamhet och isolering. Chefer fruktar att deras anställda kommer att bli mindre engagerade och mindre lojala. Detta förstärks av nyheter om att en av fyra arbetare överväger att lämna sitt jobb i spåren av pandemin ().

I person

Fördelar: Det finns vissa förväntningar på att arbeta på plats eftersom det är vad de flesta av oss är vana vid. Impromptu och tillfälliga möten kommer sannolikt också att stimulera kreativiteten. 

Nackdelar: Du kommer att ha begränsad tillgång till talanger. Personalen kommer att ha mindre flexibilitet. De har inte tillgång till fördelarna med distansarbete - ingen pendling, mer självständighet, etc. 

HYBRID

Fördelar: En hybrid arbetsstyrka drar nytta av både distans- och personliga strategier. Det finns flexibilitet. Anställda fortsätter att sträva efter balans mellan arbete och privatliv.

Nackdelar: Det finns problem med koordinationen. Det är svårt att överlappa varandra. Allt är planerat. Detta kan orsaka stress för chefer. 

Visste du att det finns olika typer av hybridarbetsmodeller?

Hybrid är inte bara en lösning. Olika typer utforskas på arbetsplatsen. Här är fem modeller vi stötte på, och de diskuteras mer i detalj i detta .

• Kontorsinriktad: Anställda är skyldiga att komma in på kontoret för det mesta, men företag avsätter en eller två dagar i veckan när anställda får arbeta från en annan plats. 

• Fullt flexibel: Anställda kan välja när de vill arbeta från kontoret och när de vill arbeta från en annan plats. Full flexibilitet kan snabbt skapa nivåer av anställdas status och betydande ojämlikheter som gynnar dem som är på kontoret oftare. Det finns också rejäla samordningsproblem då det ofta är svårt att förutse vem som kommer att sitta på kontoret. 

• Remote-ish (fjärrvänlig): I den här modellen får vissa anställda arbeta på distans. Vissa specifika dagar kanske inte är tillåtna för distansarbete. 

• Hybrid fjärrkontor: Anställda ges en "meny" med alternativ att välja mellan, som inkluderar ett fjärralternativ, ett flexibelt arbetsalternativ (anställda arbetar från kontoret 2-3 dagar i veckan) och ett alternativ på kontoret. Detta kan vara svårt om chefer och chefer väljer att arbeta i en kontorsmiljö. Anställda kan känna att de hör hemma på kontoret. 

• Första raderade: Fjärrkontroll är standard. Denna modell skiljer sig åt genom att anställda har befogenhet att arbeta på distans istället för att bara tillåta alternativet. 

Hittills verkar det som att många museer väljer ett kontorsbaserat tillvägagångssätt med 1-2 angivna distansarbetsdagar. Redan före pandemin tillät vissa organisationer sina anställda att arbeta på distans. 

Faktorer att tänka på när man överväger en hybridmodell

Arten av de anställdas arbete och de specifika jobb de utför. 

Vem tillbringar mest tid ensam vid sitt skrivbord? Vem behöver tillgång till föremål? Vem behöver samarbeta och bygga relationer? Konservatorers och installatörers arbetsstilar och behov skiljer sig från dem som är under utveckling. Ekonomin kan finnas utanför kontoret medan säkerheten måste finnas. 

Dina anställdas identitet 

Du kanske har märkt att vissa anställda har trivts när de arbetar på distans, medan andra har kämpat utan social interaktion. Vissa anställda kan vara mer inneboende motiverade och njuta av sitt eget utrymme. Medan andra behöver mänsklig interaktion och deras arbete förbättras genom interaktion ansikte mot ansikte. 

Heminstallation

Vissa anställda har inte lyxen av ett hemmakontor. Eller så kan de ha familjemedlemmar eller rumskamrater hemma. Dessa människor föredrar förmodligen att komma in på ett kontor och ha ett eget utrymme.

Anställds anställningstid eller arbetslivserfarenhet 

Nya eller nyligen befordrade anställda kan behöva vara på plats. Denna grupp kräver ofta coachning från sina chefer, och nyanställda drar nytta av att interagera med lagkamrater utanför sin avdelning. 

Ålder 

Representanter för Generation Z föredrar i allmänhet att vara på kontoret (enligt olika undersökningar). De är nya i yrkesvärlden och deras sociala liv är ofta sammanflätat med arbete. De noterade också att deras produktivitet har minskat sedan de började arbeta hemifrån. 

Glöm inte att lyssna på dina anställda. Fundera över hur du kan möta deras behov samtidigt som du behåller din organisations produktivitet. 

Strategier för en framgångsrik hybridmodell

Hybridarbete kräver fjärråtkomst till , dokumentation och dina lagkamrater.  

A visade att 72 % av cheferna investerar i virtuella samarbetsverktyg. 

I konstarkivet Vi har sett många team gå över till onlineverktyg för att fortsätta arbeta effektivt, oavsett om de är på plats eller på distans. För att vara rättvis har ideella organisationer varit långsamma med att ta till sig virtuell åtkomst, men COVID har gjort det nödvändigt.

Nedan ser du hur konstorganisationer utför hybridarbete med . 

Ha alltid tillgång till information med en museidatabas som . 

Gör information tillgänglig så att du kan samarbeta på distans

När du väl har allokerat personal vill du se till att du aldrig förlorar information. Med hjälp av ett online-hanteringssystem för konstsamlingar är alla dina konstdata, bilder, kontakter och dokument samlade på ett ställe. Du kan enkelt hitta, komma åt och dela den information du behöver.

Du kommer också alltid att vara förberedd. Du har informationen redo för styrelsen och anställda, pressen, försäkringskrav och skattesäsong.

Och det bästa av allt är att du inte behöver förlita dig på en fysisk närvaro på plats. Du kan komma åt din konstsamling var som helst och på vilken enhet som helst. 

teamet från University of Nevada, Las Vegas seedades. De har anställda på plats och utanför anläggningen som arbetar samtidigt. De använder Artwork Archive för att säkerställa att alla har tillgång till samlingen och informationen, oavsett var de befinner sig. 

Albin Polasek museum och skulpturträdgårdar flyttade sina utställningar online med hela sitt team hemma. De organiserade till och med en insamling online ( för mycket. Kolla in deras nuvarande utställning, som är inbäddad på deras hemsida från deras Artwork Archive-konto.

Dela information ofta

Med din konstsamling online kan du enkelt dela och skicka information. Du kan samordna lån och donationer, skapa utbildningsmaterial, dela ditt arkiv med forskare och fortsätta att bevisa ditt värde och din inverkan för intressenter och beslutsfattare. 

Det finns många former för att dela denna information med onlinekonstsamlingshanteringssystem, inklusive: inventeringslistor, portföljsidor, underhållsrapporter, vägg- och adressetiketter, försäljnings- och kostnadsrapporter, QR-kodetiketter och utställningsrapporter. 

Din publik är troligen också "avlägsen". Alisha Kerlin, verkställande direktör för Marjorie Barrick Art Museum, säger att hon kan skicka pågående pressförfrågningar om utställningar med ett klick. Människor utanför Las Vegas är också intresserade av samlingen, och hon kan enkelt dela information direkt från sitt Artwork Archive-konto. 

Alisha kunde förhandla om ett lån till både ett lokalt scenkonstcenter och kongresskvinnan Susie Lees kontor i Washington, D.C. medan hon var hemma. 

Skapa exklusiva onlinevyer av dina konstsamlingar. Bjud in dina kontakter att se din konst i Artwork Archives privata rum. 

Använd privata rum för att samarbeta och koordinera projekt

det är ett verktyg som ingår i Artwork Archive-databasen. Du kan skapa en samling konst och dela den direkt med en specifik publik. 

Vivian Zavataro använder privata rum för att skapa konstsamlingar som lärare och elever kan använda i sina klasser. Till exempel kontaktade en professor ett museum och begärde tillgång till dess samling av samtidskonst. De privata rummen underlättade samarbetet mellan museets och universitetets institutioner. Och ingen behövde vara närvarande på platsen. 

”Privata rum är bra för att utveckla idéer bland personalen. Vi kan lägga till bilder och enkelt växla mellan alternativen”, säger Alisha. "Vi använder dem också för att resa till våra konserter. Det är lätt att dela."

Använd ett schema för att hålla alla på jobbet.

Alla viktiga datum och uppgifter kan sparas i onlinekonstdatabasen. Med ett distribuerat team kan du identifiera viktiga uppgifter och ställa in påminnelser för att säkerställa att ingen missar en detalj. Du kommer att kunna se dina kommande projekt samt deadlines. synkroniseras också med din kalender och du kommer att få e-postmeddelanden varje vecka. 

En konstkurator på Stanford Children's Health använder Scheduler för att planera kommande bevarandeevenemang. Hon arbetar även med sin konservator på distans. Varje person har tillgång till Konstarkivet och kan samtidigt sköta projektet att bedöma tillståndet för tusentals konstverk i sin samling. Kuratorn laddar upp sina anteckningar och behandlingsplaner direkt till Konstarkivets konto så att curatorn kan granska och hänvisa tillbaka till informationen. 

Konstverksarkivplaneraren ser till att inga detaljer missas. 

Involvera praktikanter och volontärer i projekt både på och utanför platsen

"Under lockdown kunde vi hålla våra volontärer och praktikanter sysselsatta med Artwork Archive," delar Vivian. "Vi tilldelade verk till olika studenter så att de kunde undersöka dem och lägga till sina resultat till konstarkivet. Varje elev hade sin egen inloggning och vi kunde spåra deras aktiviteter med hjälp av aktivitetsfunktionen.

Ohios högsta domstol anställde en praktikant för att hjälpa till med deras inventeringsprojekt. Hon tog ett statiskt kalkylblad och laddade upp det till Artwork Archive så att hon kunde uppdatera databasen från sitt studentrum. Hon samlade praktiskt taget in dokument från anställda och bifogade filer till anläggningens register. Efter examen hade hon slutfört inventeringsprojektet och lämnat Ohios högsta domstol med en robust databas med bilder, detaljer och dokument ... och en utmärkt rekommendation.

Håll kontakten med ditt team med dessa verktyg

Förutom ett hanteringssystem för konstsamling online som , finns det andra verktyg du kan lägga till i din virtuella arbetsyta. 

Vi har sett museer använda videokonferensplattformar som , och . är en utmärkt kommunikationsplattform för teamchattar eller direktmeddelanden. För att hålla projekt på gång kan du använda applikationer som , eller . Om du vill ge kundsupport på din webbplats, överväg appar som eller . är ett bra sätt att fånga elektroniska signaturer. utformad för återbetalningshantering. Och för att få din kreativitet att flöda, kolla in flödesscheman och tankekartor. 

Virtuella kan vara en utmaning för personer med funktionsnedsättning. Skapa åtkomst med eller en tjänst som erbjuder Video Remote ASL-textning och tolkning via Zoom. 

Utveckla en produktiv och samarbetande arbetsstyrka oavsett vilken arbetsmodell du väljer. för lättanvända, molnbaserade verktyg för att hantera konstsamlingar, både på plats och utanför platsen.